KPI (Key Performance Indicator)
Was ist ein KPI?
KPI (Key Performance Indicator) bezeichnet eine Kennzahl, die den Fortschritt oder Erfolg in Bezug auf wichtige Unternehmensziele misst. KPIs transformieren abstrakte Ziele in messbare Größen und ermöglichen datenbasierte Entscheidungen. Sie sind das Dashboard, mit dem Unternehmen ihre Performance steuern.
Der Zusatz „Key“ ist entscheidend: KPIs sind nicht irgendwelche Kennzahlen, sondern die wenigen, wirklich wichtigen. Ein Unternehmen kann hunderte Metriken tracken, aber nur eine Handvoll sind KPIs – die Indikatoren, die den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg zeigen.
Merkmale guter KPIs
SMART-Kriterien
- Specific: Klar definiert, nicht vage
- Measurable: Quantifizierbar und trackbar
- Achievable: Realistisch erreichbar
- Relevant: Verbunden mit Geschäftszielen
- Time-bound: Mit Zeitrahmen versehen
Weitere Eigenschaften
- Actionable: Erlaubt konkrete Handlungsableitung
- Verständlich: Jeder im Team weiß, was der KPI bedeutet
- Aktuell: Kann zeitnah gemessen werden
- Beeinflussbar: Das Team kann den KPI durch seine Arbeit verändern
Typen von KPIs
Leading vs. Lagging Indicators
- Leading Indicators: Frühindikatoren, die zukünftige Performance vorhersagen (z.B. Pipeline-Wert, Website-Traffic)
- Lagging Indicators: Ergebnisindikatoren, die vergangene Performance messen (z.B. Umsatz, Profit)
Beide sind wichtig: Lagging zeigt, wo man steht; Leading zeigt, wohin die Reise geht.
Kategorien nach Unternehmensbereichen
- Finanz-KPIs: Umsatz, EBIT, Cashflow, ROI
- Kunden-KPIs: CAC, CLV, Churn, NPS
- Prozess-KPIs: Durchlaufzeit, Fehlerquote, Kapazitätsauslastung
- Mitarbeiter-KPIs: Fluktuation, Engagement, Produktivität
- Marketing-KPIs: Traffic, Conversion Rate, Cost per Lead
- Sales-KPIs: Pipeline, Win Rate, Average Deal Size
Wichtige KPIs nach Unternehmensbereich
Marketing
- Website Traffic & Quellen
- Conversion Rate
- Cost per Acquisition (CPA)
- Marketing Qualified Leads (MQLs)
- Return on Ad Spend (ROAS)
Sales
- Revenue (Umsatz)
- Pipeline Value
- Win Rate
- Average Deal Size
- Sales Cycle Length
Subscription/SaaS
- Monthly Recurring Revenue (MRR)
- Churn Rate
- Customer Lifetime Value (CLV)
- Customer Acquisition Cost (CAC)
- Net Revenue Retention
Finanzen
- Umsatzwachstum
- Gross Margin
- EBITDA / EBIT
- Cashflow
- Return on Investment (ROI)
KPI-Definition: Der Prozess
- Strategische Ziele klären: Was will das Unternehmen erreichen?
- Erfolgsfaktoren identifizieren: Wovon hängt das Erreichen der Ziele ab?
- Messgrößen ableiten: Wie lassen sich die Erfolgsfaktoren messen?
- Priorisieren: Welche sind die „Key“ Indicators?
- Zielwerte setzen: Was ist der angestrebte Wert?
- Messverfahren definieren: Wie und wie oft wird gemessen?
Vanity Metrics vermeiden
Nicht jede Kennzahl ist ein sinnvoller KPI. Vanity Metrics sehen gut aus, treiben aber keine Entscheidungen:
- Follower-Zahlen (wenn nicht relevant für Umsatz)
- Page Views ohne Kontext
- Registrierungen ohne Aktivierung
- Downloads ohne Nutzung
Die Frage: Führt diese Metrik zu Handlungen? Wenn nicht, ist sie kein KPI.
KPI-Dashboards und Reporting
KPIs müssen sichtbar und aktuell sein. Best Practices:
- Weniger ist mehr: Ein Dashboard mit 50 Zahlen ist keines
- Visualisierung: Trends und Vergleiche statt roher Zahlen
- Kontext: Zielwert, Vorperiode, Benchmark zum Vergleich
- Automatisierung: Manuelle Updates sind fehleranfällig und zeitaufwändig
- Zugänglichkeit: Relevante Personen müssen einfachen Zugang haben
KPI vs. OKR
KPIs und OKRs ergänzen sich:
- KPIs messen laufende Performance und Gesundheit des Geschäfts
- OKRs treiben fokussierte Verbesserungsinitiativen
Ein KPI wie „Churn Rate“ zeigt ein Problem. Ein OKR wie „Churn von 8% auf 5% senken“ definiert die Verbesserungsinitiative.
Fazit: Messen, was zählt
KPIs sind unverzichtbar für datenbasierte Unternehmensführung. Die Kunst liegt darin, die richtigen wenigen Kennzahlen zu identifizieren – jene, die wirklich Einblick geben und Handlungen ermöglichen. Zu viele KPIs verwässern den Fokus; zu wenige lassen blinde Flecken. Die Balance zu finden ist eine kontinuierliche Aufgabe.